W tym artykule przyjrzymy się, jak efektywnie wykorzystać możliwością Comarch ERP Optima w obszarze optymalizacji zarządzania należnościami.
Dlaczego efektywne zarządzanie należnościami jest tak ważne?
Zanim zagłębimy się w szczegóły funkcjonalności Comarch ERP Optima, warto podkreślić znaczenie skutecznego zarządzania należnościami:
- Zapewnia płynność finansową firmy
- Minimalizuje ryzyko niewypłacalności
- Pozwala na lepsze planowanie budżetu
- Poprawia relacje z klientami
- Umożliwia szybsze podejmowanie decyzji finansowych
Kluczowe funkcje Comarch ERP Optima w zarządzaniu należnościami
Moduł Kasa/Bank
Moduł Kasa/Bank w Comarch ERP Optima stanowi centralny punkt zarządzania przepływami pieniężnymi w firmie. Oferuje on szereg funkcji ułatwiających kontrolę nad należnościami:
- Automatyczne rozliczanie płatności: System automatycznie kojarzy wpłaty z odpowiednimi fakturami, co znacznie przyspiesza proces rozliczeń
1
.
- Generowanie raportów kasowych: Umożliwia szybki przegląd stanu rozliczeń i identyfikację zaległych płatności
1
.
- Obsługa wielu form płatności: Pozwala na elastyczne zarządzanie różnymi metodami płatności, w tym gotówką, przelewami i kartami kredytowymi
2
.
Preliminarz płatności
Preliminarz płatności to potężne narzędzie do planowania i monitorowania przepływów pieniężnych:
- Prognozowanie wpływów i wydatków: Umożliwia przewidywanie przyszłych przepływów pieniężnych na podstawie wystawionych faktur i planowanych płatności
1
.
- Analiza terminowości płatności: Pozwala na szybką identyfikację klientów regularnie opóźniających płatności
1
.
- Automatyczne powiadomienia: System może generować przypomnienia o zbliżających się terminach płatności
2
.
Faktury i dokumenty handlowe
Moduł fakturowania w Comarch ERP Optima jest ściśle zintegrowany z systemem zarządzania należnościami:
- Automatyczne generowanie płatności: Przy wystawianiu faktury system automatycznie tworzy odpowiednie zdarzenia w preliminarzu płatności
1
.
- Elastyczne formy płatności: Możliwość definiowania różnych form i terminów płatności dla poszczególnych klientów lub transakcji
2
.
- Kontrola limitu kredytu kupieckiego: System monitoruje zadłużenie klientów i ostrzega przed przekroczeniem ustalonego limitu
1
.
Praktyczne zastosowanie funkcji zarządzania należnościami
Rozliczanie zaliczek
Comarch ERP Optima oferuje zaawansowane możliwości w zakresie rozliczania zaliczek:
- Podczas wystawiania dokumentu handlowego można wykorzystać nierozliczone dotąd zapisy kasowe/bankowe
1
.
- Na zakładce "Płatności" znajduje się tabela "Zaliczki do rozliczenia", która umożliwia wybór i rozliczenie wcześniej wpłaconych zaliczek
1
.
- System kontroluje, aby rozliczana kwota zaliczki nie była większa od kwoty możliwej do rozliczenia
1
.
Przykład rozliczenia zaliczki:
Wystawiamy fakturę na kwotę brutto 800 zł. Klient wcześniej wpłacił zaliczkę 200 zł.
- Na zakładce "Płatności" pojawi się zapis z ikoną plusa z wykrzyknikiem, informującą o istniejącej nierozliczonej zaliczce.
- Po wskazaniu KP z listy dokumentów do rozliczenia, system automatycznie proponuje rozliczenie całej kwoty zaliczki.
- Po zatwierdzeniu faktury, system sygnalizuje wpłatę gotówki 600 zł do kasy (różnica między wartością faktury a rozliczoną zaliczką)
1
.
Kontrola zadłużenia kontrahentów
Comarch ERP Optima oferuje zaawansowane narzędzia do monitorowania i kontroli zadłużenia kontrahentów:
- Limit kredytu kupieckiego: Na karcie kontrahenta można ustawić maksymalny limit zadłużenia
1
.
- Automatyczne blokady: System może automatycznie blokować wystawianie nowych dokumentów dla klientów przekraczających limit
1
.
- Analiza wieku należności: Umożliwia szybką identyfikację przeterminowanych płatności i podjęcie odpowiednich działań
2
.
Zasady obliczania limitu wykorzystanego:
- Uwzględniane są kwoty jeszcze pozostające do rozliczenia.
- Brane są pod uwagę zdarzenia w buforze.
- Nie są uwzględniane zdarzenia o statusie "nie podlega".
- Kwota zadłużenia jest pomniejszana o wpłacone zaliczki i zobowiązania wobec kontrahenta
1
.
Mechanizm podzielonej płatności (MPP)
Comarch ERP Optima w pełni wspiera mechanizm podzielonej płatności, który jest obowiązkowy dla transakcji powyżej 15 000 PLN:
- System automatycznie oznacza faktury podlegające MPP.
- Umożliwia generowanie przelewów split payment.
- Zapewnia prawidłowe rozliczanie i księgowanie transakcji objętych MPP
1
.
Raporty i analizy
Efektywne zarządzanie należnościami wymaga regularnej analizy danych. Comarch ERP Optima oferuje szereg raportów i analiz, które pomagają w podejmowaniu decyzji:
- Analiza wieku należności: Pozwala na szybką identyfikację przeterminowanych płatności
2
.
- Raporty płynności: Umożliwiają prognozowanie przyszłych przepływów pieniężnych
1
.
- Analiza historii płatności klientów: Pomaga w ocenie wiarygodności płatniczej kontrahentów
2
.
Automatyzacja procesów
Jednym z kluczowych aspektów efektywnego zarządzania należnościami jest automatyzacja powtarzalnych zadań. Comarch ERP Optima oferuje szereg funkcji automatyzujących procesy związane z należnościami:
- Automatyczne rozliczanie płatności: System sam kojarzy wpłaty z odpowiednimi fakturami
1
.
- Generowanie przypomnień: Automatyczne wysyłanie powiadomień o zbliżających się terminach płatności
2
.
- Cykliczne faktury: Możliwość automatycznego generowania faktur dla stałych, powtarzalnych usług
2
.
Integracja z bankowością elektroniczną
Comarch ERP Optima oferuje możliwość integracji z systemami bankowości elektronicznej, co znacznie usprawnia proces zarządzania należnościami:
- Import wyciągów bankowych: Automatyczne pobieranie i rozliczanie operacji bankowych
2
.
- Eksport przelewów: Bezpośrednie generowanie przelewów z systemu do banku
2
.
- Aktualizacja statusów płatności: Automatyczna aktualizacja statusów rozliczeń na podstawie danych bankowych
1
.
Podsumowanie
Efektywne zarządzanie należnościami jest kluczowym elementem sukcesu każdej firmy. Comarch ERP Optima oferuje kompleksowe narzędzia, które znacząco usprawniają ten proces. Od automatycznego rozliczania płatności, przez kontrolę limitów kredytowych, po zaawansowane analizy i raporty - system zapewnia wszystko, czego potrzeba do skutecznego zarządzania przepływami pieniężnymi.Wdrożenie i optymalne wykorzystanie tych funkcji może przynieść firmie wymierne korzyści:
- Poprawę płynności finansowej
- Redukcję ryzyka związanego z niewypłacalnością klientów
- Oszczędność czasu dzięki automatyzacji procesów
- Lepszą kontrolę nad finansami firmy
- Poprawę relacji z klientami dzięki przejrzystym zasadom rozliczeń
Pamiętaj, że skuteczne zarządzanie należnościami to proces ciągły, wymagający regularnej analizy i dostosowywania strategii. Comarch ERP Optima dostarcza narzędzi, które czynią ten proces znacznie łatwiejszym i efektywniejszym.
